予約管理、シフト管理、出退勤管理

本日は、うちの管理システムについてちょっと書いてみます。

うちのサロンでは「ワンモアハンド」という予約システムを入れています。

ネットから予約を受けられるシステムです。

このシステムから予約が入ると、メールも飛んでくるのですが、このシステムをGoogleカレンダーに同期させることが出来るため、「自由が丘店ご予約カレンダー」というのを作っておいて、同期を取っています。

Googleカレンダーには「自由が丘店シフト表」というカレンダーもありまして、この二つのカレンダーを重ねてみると、どのスタッフがいるときに、どのお客様がいらっしゃるかが一目瞭然です。

Googleカレンダーはスタッフのスマホからも見られるようにしてあるので、自分のシフトがどうなっているか、いつお客様がいらっしゃるか、どこからでも確認出来ます。

但し、私はセキュリティにうるさいので、スタッフのスマホからは「予約が入っている」ことは分かっても、どなたのご予約かはわからないようにしてあります。お名前はお店のパソコンからじゃないと分かりません。社長と店長は分かるようにしてありますが。

このため、ネットからのご予約じゃなくて、メールやお店で直接ご予約をいただくときも、「ワンモアハンド」に入力をしています。こうすることで、すべてが同期されるわけです。

めっちゃ便利です。

但し、私はセキュリティにうるさいので、クラウドにあるワンモアハンドの顧客データベースにはお名前しか入れてません。顧客情報が漏えいして困ったことにならないように予防してるんです。偉いでしょ。

ところで、「ワンモアハンド」で予約を受けるためにはスタッフのシフトを登録しておく必要があります。そうすることによって何名分のご予約を受けることが出来るという管理が出来るわけです。この人はこの施術が出来る、この人はこれは出来ないという登録まで出来ます。よく出来たシステムです。

しかし、このシフトはGoogleカレンダーのシフト表とは同期が取れません。ワンモアハンドはスタッフが自分のシフトを確認するには使いにくいので、別途、Googleカレンダーにマニュアルで入力しなければならないのです。

一方、スタッフの出退勤管理には「ジョブカン」というシステムを使っています。

まず、スタッフのシフトを登録しておき、スタッフは出勤したとき、退出したときにパソコンでボタンをクリックすることでタイムカードを押したのと同じ記録が取られます。

パソコンだけじゃなく、フェリカなどのカードを使うことも出来るし、スマホからも入力することが出来ます。スマホの場合は、会社にいないのにいたことにして入力するといけないので、なんと、GPSで入力したときの住所が記録されるという仕組みになっています。めっちゃよく出来ています。

シフトが入っているので、遅刻や早退、残業なども記録されます。

法定外労働やら、休日の管理やら、さまざまな人事管理が出来ます。

給与計算ソフトとも連携出来ます。

これが条件付きで無料で使えるんですよ。びっくりです。

しかし、このシステムにもシフトを登録しなければなりません。

結局、予約システムと、Googleカレンダーと、ジョブカンの3つのシステムにシフトを入れなきゃいけないんです。

誰か、この状況、なんとかしてよ!!

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この記事へのコメント

あつこ
2015年07月20日 22:05
なるほどね。IT部門で長く働いてきたことが、ここでも役に立ってるわけね。詳しくない人でないと、なかなかここまでは自分でできなくて、第三者にお任せになるだろうね。
管理人
2015年07月22日 00:14
あつこ>IT部門にいたのはたった3年だし、そこでやってたのはこの手のこととは全然違うので、この手のことは個人的趣味から来ていることだけどね。この手のIT出来ないと、今時の世の中、不便だと思うわ。
ユキエ
2016年11月20日 14:52
ほんと、どうにかならないか時間見つけては模索してます…orz

足の小指の骨、私も折りました…笑
管理人
2016年11月20日 15:14
ユキエさん>コメントありがとうございます。模索ですよね~。小指の骨、折ったんですか?折りやすいみたいですね(笑)