能率よく仕事をこなす秘訣

この間、心に決めると達成できるという話について書きました。

「午前中でこれを仕上げるぞ」

と心の底から決めてとりかかると、かなり無理な量の仕事でも出来ちゃうというような話でした。

最近、本業がめっちゃ忙しく、短時間であれやこれやと違うことをたくさんやらなければならず、かつ、ドキュメントやプレゼンを作ったりもしなきゃいけない状態なのですが、いつもそうやって、何時までにこれをやって、次の10分でこれを読んで、次の10分でお昼を食べ、次の30分でこれを作り・・・という感じで決めてからとりかかり、その通りに仕上げていっています。5分あれば1つ2つのことは片付けるくらいのスピード感です。

そんな中、結構ちゃんとしている人に見えるにもかかわらず、いろんなことがいつも終わらない人がいるんです。たくさんの役割を負っているんだけど、いつも締め切りに追われ、いつも締め切りに間に合わないんです。やるやると言ってるんだけど、聞いてみると何も進んでいなかったりします。

仕事が多すぎるのかな・・・タスクマネジメントが出来てないんだろうな・・・

などと思っていたのですが、あるとき、ふと気付いたんです。

今日中にこの資料を作り、明日には何人もの人に説明しなきゃいけないと切羽詰まっているときに、その資料についてその人が意見をしてきました。

それは、この資料に書いてあるこのシステムにはいずれこういう機能が出来るはずなので、それが出来たら、こんなことはしなくてよくなる、といった先の話でした。

そんなことは今、どうでもいいんです。先のことだし、ほんとにそうなるかどうかなんてわからないし。

なので、今、私達が集中しなきゃいけないことはそんなことじゃなくてこっちだから、そんなことはあとで考えればいいんだと諭しました。

そして翌日。

その人は夜中まで仕事をしていたようで、夜遅くに私にメールを送っていました。

その中で、その人は、「このシステムには思っていた通りそういう機能が出来る予定であることが確認できたから、それが出来た暁には、こんなことはしなくてなるよね?」と書いてあるんです。

そう、夜中に、そんなどうでもいいことを確認してたんですよ。

それを読んで、こいつ、あかんわ、と思いましたよ。

どうでもいいことにこだわってるんです。そして時間を無駄にしてるんです。

こんなやり方だから、何も終わらないで、いつも締め切りに遅れてるんだろうと、すべてがつながった感じでした。

結構、どうでもいいことにこだわって、優先順位を間違えたり、本質的に考えたらどうでもいい瑣末な事例を考えであーだこーだと悩んでいたりする人がいます。

そんなことをしていたら、実績は出せないし、上席者には、こいつ、あかんわ、と思われます。

いつまでに仕上げるか時間を決めるのは大事だけど、その中で何をするのか、何が大事なのかを決め、それ以外のことは切り捨てることもすごく大事なことです。

あつこが、能率に関するブログ記事で、家事をしていると途中で他のことが気になって、そっちばかりやってしまったりするというようなことを書いてましたけど、同じことですね。

まあ、締め切り時間がなくて、家事そのものを楽しんでいればいいときはいいと思いますよ。

私も最初から確信犯で、年末の大掃除をしている最中に、年賀状や古い写真の整理を始めたりしちゃうこともあります。

でも、効率よく時間を使って、しなきゃいけないことをさっさと仕上げ、やりたいことに時間を使いたいと思うなら、しなきゃいけないことのプライオリティをしっかり決めて、無駄な時間は使わないことですね。

あー、無駄なことしちゃった・・・と思うのは好きじゃないので、私は、だらだらしたいときは、最初から「今日の午後はだらだらする」と決めてからだらだらしています。

ちなみに、庭の花の植え替えとか、美容院やエステに行くのとか、衣替えをするのとか、そういうのも、いつ何時間でやるか計画してからやってます。ま、そういうのを計画表にまでは書いてませんけどね。ワタミの渡辺社長は計画表に書いてると本に書いてあった気がするな・・・。

てなことで、これから当分、本業がバカ忙しい日々が続きます。ブログの更新のプライオリティはトップではないので、ぼちぼち更新しますね。でも、せっかく10年くらい続けてるので、それなりには書くつもりです。

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この記事へのコメント

あつこ
2013年09月12日 05:09
その人けっこうそういうことを調べるのが好きで興味があるんだろうね。でも忙しい仕事中にやることじゃないよな。
プログ、忙しいのに、プライオリティーじゃないのに、けっこう長いやん。私も長いです。
そうそう、長いブログ等に文句言う人は、ある種の現代病「ネット症候群」みたいなのにかかってるかもしれないと、今読んでいる精神病についての本に書いてありましたよ。
管理人
2013年09月12日 08:26
あつこ>昨日は狭間でちょっと早く帰れたから長くなりました。今日からは多分無理。気合で乗り切ります!